Koulutus- ja oppisopimusten palautuneeksi kirjaamiseen, muutoksiin, työpaikkaohjaajaan ja työpaikkaan liittyvien toimenpiteiden korjausohjeita
Allekirjoitettu sopimus tulee olla Wilmassa, jos opiskelija on ollut vaikka vain yhden päivän työpaikalla sopimuksen puitteissa.
Ohje 1: SOPIMUS EI OLE KIRJATTUNA PALAUTUNEEKSI
(kirjattu palautuneeksi = Ei)
Jos opiskelija on ollut yhdenkin päivän työpaikalla oppi- tai koulutussopimuksen puitteissa, sopimustietojen liitteenä Wilmassa tulee olla kaikkien sopimusosapuolten allekirjoittama sopimus. Vain allekirjoitetun sopimuksen tiedot siirretään Koski- ja eHoks-palveluihin. Sopimuksen laatinut opettaja huolehtii, että sopimuksen tiedot ovat oikein.
HUOM. Koulutussopimukset, joissa työssäoppiminen on alkanut 24.9.2021 jälkeen, tulee kirjata järjestelmään palautuneeksi, jotta sopimuksen tiedot siirtyvät Koski- ja eHoks-palveluihin. Tätä aiemmin alkaneiden koulutussopimusten tiedot siirtyivät Koski- ja eHoks-palveluihin allekirjoitustilanteesta riippumatta.
Sähköisesti allekirjoitetut sopimukset
Assistentit seuraavat Visma Signilla allekirjoitettujen sopimusten tilaa. Kun järjestelmässä olevan sopimuksen liitteenä on Allekirjoitettu-tilainen Visma Sign -asiakirja riittävine allekirjoituksineen, assistentti kirjaa järjestelmään sopimuksen palautuneeksi ja huolehtii samalla tietojen siirtämisestä Koski- ja eHoks-palveluihin. Jos näin ei ole tehty, sopimuksen laatinut opettaja on yhteydessä assistenttiin puuttuvien merkintöjen hoitamiseksi.
Jos sähköisesti allekirjoitettavasta asiakirjasta täytyy lähettää allekirjoitusmuistutus, sopimuksen laatinut opettaja laittaa allekirjoitusmuistutuspyynnön osoitteeseen wilmahelp@omnia.fi.
Paperiset (manuaalisesti allekirjoitetut) sopimukset
Jos sopimus on allekirjoitettu käsin, sopimuksen laatinut opettaja skannaa sopimuksen, liittää tiedoston Wilmaan sopimuksen liitteeksi ja ilmoittaa asiasta assistentille, joka huolehtii palautuneeksi kirjaamismerkinnöistä. Jos sähköinen allekirjoitus tai skannaaminen ei onnistu, voi opettaja toimittaa manuaalisesti allekirjoitetun asiakirjan hallinnoivalle assistentille. Asiakirja on toimitettava viivytyksettä.
Ohje 2: TYÖPAIKKAOHJAAJA PUUTTUU SOPIMUKSESTA
(työpaikkaohjaajaksi on valittu Ei tiedossa)
Sopimuksen laatinut opettaja korjaa sopimuksen ensimmäiselle työpaikkaohjaajariville vastuullisen työpaikkaohjaajan.
Jos työpaikkaohjaajaa ei löydy lomakkeen valikosta, opettaja luo itse työpaikkaohjaajan Wilmassa Työpaikkaohjaajat ja -arvioijat -sivun "Lisää uusi"-linkistä.
Mikäli sopimuksen laatinut opettaja ei ole enää Omniassa, vastuuopettaja selvittää tiedon ja varmistaa opiskelijalta tiedon oikeellisuuden.
Ohje 3: TOTEUTUMATON SOPIMUS
Jos opiskelija ei ole aloittanut koulutus/oppisopimusta, tulee sopimusluonnos poistaa Wilmasta. Pyydä poisto wilmahelp@omnia.fi. Ilmoita opiskelijan nimi, tutkinnon osa ja työpaikka.
Ohje 4: SOPIMUKSEN MUUTOKSET
Koulutussopimus
Voimaan astuneen koulutussopimuksen muutoksista tulee aina sopia sopimusosapuolten kesken. Muutokset tulee päivittää sopimukseen täyttämällä muutoskentät, jotka näkyvät, kun koulutussopimus on kirjattu palautuneeksi allekirjoitettuna, sekä tekemällä muutoskirjaus myös muuttuneisiin tietokenttiin.
Muutoksesta tulisi saada mustaa valkoisella liitettäväksi koulutussopimuksen tietoihin Wilmaan, esim. sähköpostiviesti. Huolehdi, että liitteessä ei ole mitään sopimuksen kuulumatonta asiaa.
Oppisopimus
Oppisopimuksen muutokset tehdään muutoslomakkeella. Opettaja liittää allekirjoitetun muutoslomakkeen oppisopimuksen liitteeksi Wilmaan ja huolehtii yhteistyössä assistentin kanssa, että muutoskirjaukset tehdään. Lähtökohtaisesti kaikkien osapuolten tulee hyväksyä muutokset. Työnantaja tai koulutuksen järjestäjä voi myös yksipuolisesti purkaa oppisopimuksen perustellusta syystä, esimerkiksi mikäli oppisopimuksen edellytykset eivät enää täyty tai sopimuksella sovittua ei noudateta.- Työyksikön vaihtuminen
- Työpaikkaohjaajan vaihtuminen
- Määräaikainen keskeytys (yli 1kk esim. vanhempainvapaa, sairausloma)
- Oppisopimuksen pidentäminen/lyhentäminen
- Tutkinnonosan vaihtuminen
- Oppisopimuksen purkaantuminen
Ohje 5: TYÖPAIKKAA EI OLE KIRJATTU SOPIMUKSEEN
(työpaikaksi on valittu Ei tiedossa)
Sopimuksen laatinut opettaja korjaa sopimuksen tietoihin työpaikan. Jos työpaikkaa ei löydy Wilmasta, laita työpaikan perustamispyyntö osoitteella yritystiedonhallinta@omnia.fi
Jos sopimus on luonnosversio joka tulisi poistaa järjestelmästä, lähetä poistopyyntö osoitteella wilmahelp@omnia.fi
Mikäli sopimuksen laatinut opettaja ei ole enää Omniassa, vastuuopettaja selvittää tiedon (näyttölomake) ja varmistaa opiskelijalta tiedon oikeellisuuden.
Lisätietoa:
Ammatillinen koulutus: Opetukseen liittyvien asiakirjojen säilytysaikoja ja -tapoja (ohje intrassa)
Opettajan sähköinen allekirjoitusohje