Luottamuksellisen sähköpostiviestin lähettämiseen on otettu käyttöön Microsoftin OME eli Office 365 Message Encryption. OME tulee korvaamaan aikaisemmin käytössä olleen .sp -päätteen lisäämisen sähköpostiosoitteen perään.
Viestin vastaanottaja saa linkin sähköpostiin, jonka avulla luottamuksellisen viestin voi avata. OME luottamuksellinen sähköpostiviesti on luettavissa 30 päivän ajan.
Luottamuksellinen sähköposti on käytettävissä lisäämällä sähköpostiviestin ”otsikko/aihe” -kenttään jokin seuraavista avainsanoista:
- #salattu
- #SALATTU
- #encrypted
- #ENCRYPTED
Microsoftin OME luottamuksellinen sähköpostiviestipalvelu pelkästään salaa lähetettävän sähköpostiviestin. Mikäli on tarvetta määrittää tiukempia rajoituksia viestille, kuten voiko viestiä edelleen lähettää tai kopioida voidaan käyttää sähköpostiviestin salaukseen Outlook sovelluksen ”Salaus”-palvelua tai käyttäen ”Arkaluontoisuus tai Luottamuksellisuus” -luokituksia. Luokituksista lisätietoja.
Luottamuksellisen sähköpostiviestin lähettäminen
Kaikki Omnian sisäisesti lähetetyt sähköpostiviestit ovat salattuja, mutta mikäli Omnian ulkopuolinen on vastaanottajana luottamukselliselle sähköpostiviestille käytä #salattu tai #encrypted avainsanaa otsikko/aihe -kentässä.
Ohjeen kuvakaappaukset on otettu Outlook-sovelluksesta ja Gmail sähköpostipalvelusta. Näkymät voivat erota hieman eri Microsoft Office versioiden välillä.
- Salatun sähköpostin voi lähettää työpöytä Outlook-sovelluksesta, sekä Outlook-selainsovelluksella (OWA). Lisää viestin otsikko/aihe -kenttään jokin seuraavista avainsanoista: #salattu #SALATTU #encrypted #ENCRYPTED
- Kirjoita viesti, lisää liitteet tarvittaessa ja lähetä sähköpostiviesti vastaanottajalle.
Luottamuksellisen sähköpostiviestin vastaanottaminen
- Sähköpostin vastaanottajan näkymä, mikäli vastaanottajalla on käytössään muu kuin Microsoftin sähköpostipalvelu (esim. Gmail).
- Käyttöoikeus salattuun sähköpostiviestiin on vastaanottajalla 30 päivän ajan. "Lue viesti"-painikkeesta pääset lukemaan viestin kirjautumisen jälkeen.
Voit kirjautua sisään kertakäyttöisellä tunnuskoodilla tai voit kirjautua samalla sähköpostiosoitteella sisään kuin olet vastaanottanut luottamuksellisen sähköpostiviestin. Tässä ohjeessa käytetään "Kirjaudu kertakäyttöisellä tunnuskoodilla" -vaihtoehtoa.
- Valittuasi "Kirjaudu kertakäyttöisellä tunnuskoodilla" Microsoft Office 365 lähettää viestin tarkasteluun tarkoitetun kertakäyttöisen tunnuskoodin samaan sähköpostiosoitteeseen, johon luottamuksellisen sähköpostiviestin olet saanut.
- Kopioi kertakäyttöinen tunnuskoodi.
- Liitä kertakäyttöinen tunnuskoodi "Kertakäyttöinen tunnuskoodi" -kenttään ja valitse Jatka.
- Viestin tarkastelu, vastaaminen, edelleen lähettäminen ja tulostaminen.
- Vastaus luottamukselliseen sähköpostiviestiin -näkymä.
- Kertakäyttöisen tunnuskoodin luottamuksellisen viestin tarkasteluun voi tarvittaessa pyytää useamman kerran.
Omnian lähettämään luottamukselliseen viestiin vastaamisen näkymä Outlookissa
- Luottamuksellisen viestin vastaanottaja näkymä Omnian sähköpostitilillä tai toisen organisaation Outlook-sähköpostitilillä.
