Wilman mobiilisovellukseen voi laittaa useita käyttäjätilejä tilanteessa, että huollettavat opiskelevat eri kouluissa eri kunnissa. Käytännössä käyttäjätilejä lisätään yhtä monta kuin käyttäjällä on Wilma-tunnuksiakin käytössä, jos halutaan kaikki omat Wilma-tunnukset Wilma-sovellukseen käytettäväksi.
Käyttäjätilin lisääminen aloitetaan painamalla Lisää käyttäjätilejä -painiketta. Avautuvaan ruutuun täytetään kolme kenttää. Wilman osoite -kenttään kirjoita sen oppilaitoksen osoite, jota käytät internetselaimellakin Wilmaan mennessäsi (linkki ammatillisen Omnian Wilmaan). Käyttäjätunnus- ja Salasana -kenttiin kirjoitetaan sama käyttäjätunnus ja sama salasana, jotka ovat käytössä internet-Wilmassakin. Tietojen syöttämisen jälkeen painetaan Lisää käyttäjätili -painiketta. Lisätty tili näkyy nyt alapuolella Käyttäjätilit-otsikon alla.
Mikäli tiliin liittyy monta roolia, esimerkiksi huoltajalla on monta lasta, kaikki roolit ovat nyt näkyvissä. Jos käytössä on monta Wilma-tunnusta (esim. huoltajalla on erikseen tunnus jokaiselle lapselleen), voi kaikki käyttäjätilit lisätä samalla tavalla tai lisätä käyttäjätilit myöhemmin. Sovelluksen käytön voi aloittaa painamalla oikeasta alakulmasta kolmea pistettä ja valitsemalla avautuvasta valikosta asetukset. Wilma-sovelluksessa on nyt näkyvissä kaikki kyseiseen tunnukseen liittyvät roolit. Tunnuksesta riippuen esimerkiksi huoltaja voi nähdä yhden tai kaikki lapsensa.