Teamsissa oletuksena on, että tiimin kanavissa tiedostot ja kansiot eivät ole jaettu tiimin ulkopuolisille. Tiedostoja ei pidä jakaa organisaation ulkopuolelle, ellei niin ole juuri tarkoitettu tietoturvan varmistamisen takia ja jaettavat tiedostot täytyy käyttöoikeuttaa siten, että tarkastelu/muokkaaminen vaati tunnistautumisen Omnia tunnuksilla.
Kun jaat tiedostoja tiimin ulkopuolelle, harkitse onko muokkausoikeuksien jakaminen tarkoituksenmukaista. Älä jaa muokkausoikeuksia, ellei vastaanottaja niitä tarvitse. Tarvittaessa voi luoda aina uuden linkin muokkausoikeuksilla.
Jakaminen onnistuu monella tavalla mutta tämä prosessi toimii aina, vaikka jakaisit Microsoft tiedostoja, muita tiedostotyyppejä (kuten PDF, kuva tai video) tai kansioita.
1. Siirry Tiimiin/kanavaan/tiedostoihin/kansioon missä kansio tai tiedosto sijaitsee.
2. Klikkaa Avaa sovelluksessa SharePoint -näppäin.
2. Valitse yksi tiedosto tai kansio ja klikkaa “Jaa” -näppäin ja “Lähetä linkki” -ikkuna avautuu.
Lähetä linkki -ikkuna tarjoa useita tapoja jakaa tiedostosi. Alla ohjeita eri tavoille.
Vain-luku oikeudella linkillä
1. Klikkaa Kopio linkki -näppäin ja lähetä se vastaanottajille. Linkillä saa kuka tahansa Omnian tunnukset omaava henkilö tiedoston tai kansion auki.
Vain-luku oikeudella kutsuna tietty henkilöön
1. Kirjoita vastaanottajan nimi / nimet Anna nimi -kenttään ja lisää haluttaessasi viesti. Klikkaa Lähetä -näppäin ja vastaanottaja saa sähköpostiviestin, jossa on linkki jaettuun materiaaliin ja viesti.
Muokkausoikeudet linkillä
1. Klikkaa jakamisen kuvaus -painike
2. Klikkaa Salli muokkaaminen päälle ja klikkaa Käytä -näppäin
3. Klikkaa Kopio linkki -näppäin ja lähetä se vastaanottajille.
Muokkausoikeudella kutsuna tietty henkilöön
1. Klikkaa jakamisen kuvaus –painike.
2. Klikkaa Salli muokkaaminen päälle ja klikkaa Käytä -näppäin
3. Kirjoita vastaanottajan nimi / nimet Anna nimi -kenttään ja lisää haluttaessasi viesti. Klikkaa Lähetä -näppäin ja vastaanottaja saa sähköpostiviestin, jossa on linkki jaettuun materiaaliin ja viesti.
