Teams-kokouksesta huomioitavia asioita:
- Suosittelemme vahvasti kannettavan tai pöytäkoneen käyttöä, vaikka tabletilla tai puhelimella verkkokokoukseen voikin osallistua.
- Kokous on olemassa 60 päivää viimeisen käytön jälkeen ja sen jälkeen siihen ei voi enää liittyä.
- Jos kokoukseen kutsutulla ei ole @omnia.fi tai @edu.omnia.fi -tiliä, kannattaa kokouksen luojan liittyä verkkokokoukseen hieman etukäteen hyväksymään odotustilassa olevien kutsuttujen liittymispyynnöt.
- Muista antaa opiskelijoille, joilla ei ole @omnia.fi tai @edu.omnia.fi tilejä ja sähköpostiosoitteita, Teamsiin liittymis- ja käyttöohjeet: Teams-verkkokokoukseen liittyminen
Miten luoda verkkokokous
1. Siirry osoitteeseen pilvi.omnia.fi ja kirjaudu sisään Omnian tunnuksilla.
2. Klikkaa ‘vohveli’ valikko.
3. Valitse Kalenteri sovelluslistasta. Jos Kalanteri ei näy sovellukset listassa, klikkaa Kaikki sovellukset –painike.
4. Klikkaa Uusi tapahtuma -näppäin.
5. Anna kokoukselle otsikko, ajankohta ja sijainti. Ellei kokoukselle ole fyysistä sijaintia missä kokous järjestetään, sijainti voi olla ‘Teams Kokous’.
Kokouksen tiedot -kenttään voi kirjoittaa lisätietoja kokouksesta ja materiaaleja.
6. Lisää tarvittaessa osallistujia, jolloin kutsutut saavat kutsun sähköpostiviestinä sekä Outlook- ja Teams-kalentereihinsa. Huom. Työväenopiston kursseille ei lisätä opiskelijoita, vaan linkki lähetetään kurssikirjeessä.
7. Klikkaa Lisää verkkokokous -painike ja klikkaa Teams-kokous -painike.
8. Klikkaa Tallenna –painike viimeistelläksesi kokouksen luomisen.
Miten löytää kokouksen linkki
Kokouksen linkki muodostuu vasta, kun Teams kokous oli valittu kokoustiedossa ja kokous on ollut tallennettu.
1. Klikkaa kokousta ja klikkaa laajenna –painiketta.
2. Teams-kokous linkki löytyy kalenterimerkinnän lisätiedoista. Klikkaa oikealla hiiren painikkeella “Liity Microsoft Teams –kokoukseen" tekstiä ja klikkaa ‘Kopioi linkin osoite’.
3. Tämä linkki jaetaan kutsussa opiskelijoille tai Moodle työtilassa verkko-osoite aineistona.
Miten muuttaa verkkokokouksen asetuksia
Joskus on tarve muuttaa Teams-kokouksen kokousasetuksia, jotta verkkokokoukseen liittyminen ja opetus saadaan sujumaan paremmin.
1. Klikkaa kalenterissa olevaa kokousta ja klikkaa laajenna –painiketta.
2. Klikkaa kokouskutsun Microsoft Teams –kokouksen tietojen alareunasta Kokousasetukset -linkki.
3. Nettiselaimeen avautuu valitun kokouksen asetukset. Seuraavat kokousasetukset on määritelty sujuvaa opetusta varten:
a. Ketkä voivat ohittaa odotustilan?: Organisaation henkilöt on oletusasetus. Jos olet varma ja haluat antaa linkillä kutsutuille opiskelijoille mahdollisuuden ohittaa odotustilan, valitse Kaikki.
Huom! Linkillä kutsuttu opiskelijat eivät pääse verkkokokoushuoneeseen, kunnes olet itse ensin liittynyt.
b. Salli [puhelun]soittajien ohittaa odotustila aina: Ei. (Huomaa tämä muuttuu, jos muutat edellisen asetusta (Organisaation henkilöt -> kaikki)).
c. Ilmoita, kun [puhelu]soittajat liittyvät kokoukseen tai poistuvat: Kyllä
d. Ketkä voivat esittää?: Jos olet ainoa, joka esittää sisältöä, valitse Vain minä. Mikäli opiskelijat tai muut osallistujat esittävät jotain myös anna oikeudet Kaikille.
e. Sallitaanko mikrofoni osallistujille: Kyllä. Jos ongelmia tai häiriötilanteita tapahtuu osallistujien kanssa mikrofonin käyttöön liittyen, pidä osallistujien mikrofoni mykistettynä ja valitse Ei.
f. Sallitaanko kamera osallistujille: Kyllä. Jos ongelmia tai häiriötilanteita tapahtuu osallistujien kanssa kameran käyttöön liittyen, pidä osallistujien kamera pois päältä ja valitse Ei.
g. Tallenna automaattisesti (Kokouksen järjestäjä ja ensimmäinen organisaation jäsen, joka liittyy kokoukseen, saavat kokoustallenteen): Oletusasetus on Ei. Haluttaessa, vaihda Kyllä:ksi.
h. Salli kokouksen keskustelu: Kyllä. Jos ongelmia tai häiriötilanteita tapahtuu osallistujien kanssa keskustelu käyttöön liittyen, vaihda Ei käytössä:ksi.
i. Salli reaktiot: Kyllä. Jos ongelmia tai häiriötilanteita tapahtuu osallistujien kanssa reaktion käyttöön liittyen, vaihda Ei:ksi.
Lopuksi klikkaa Tallenna –painiketta.
Ajoitustoiminto
1. Outlook tarjoaa ajoitustoiminto -työkalun, joka helpottaa sopivan ajan löytymisen osallistujien kalenteritietojen perusteella. Klikkaa Ajoitustoiminto.
2. Selaa kalenteri läpi, kunnes löydät sopivan ajankohdan ja klikkaa sen käyttöön.
3. Klikkaa Valmis –painike ja palaa kokoustietoihin ja sitten Tallenna –painike viimeistelläksesi kokouksen luomisen.
