Teams-kokouksesta huomioitavia asioita:
- Suosittelemme vahvasti kannettavan tai pöytäkoneen käyttöä, vaikka tabletilla tai puhelimella verkkokokoukseen voikin osallistua.
- Kokous on olemassa 60 päivää viimeisen käytön jälkeen ja sen jälkeen siihen ei voi enää liittyä.
- Jos kokoukseen kutsutulla ei ole @omnia.fi tai @edu.omnia.fi -tiliä, kannattaa kokouksen luojan liittyä verkkokokoukseen hieman etukäteen hyväksymään odotustilassa olevien kutsuttujen liittymispyynnöt.
- Muista antaa opiskelijoille, joilla ei ole @omnia.fi tai @edu.omnia.fi tilejä ja sähköpostiosoitteita, Teamsiin liittymis- ja käyttöohjeet: Teams-verkkokokoukseen liittyminen
Tämä ohje sisältää:
- Miten luoda kokous
- Miten löytää kokouksen linkki
- Miten muuttaa verkkokokouksen asetuksia
- Ajoitustoiminto
Miten luoda kokous
Verkkokokoukset voi luoda Outlookissa sekä Teamsissa. Näin se onnistuu Teamsissa:
1. Klikkaa Kalenteri -näppäin valikosta.
2. Klikkaa Uusi Kokous -näppäin.
3. Anna kokoukselle otsikko, ajankohta ja sijainti. Ellei kokoukselle ole fyysistä sijaintia missä kokous järjestetään, sijainti voi olla ‘Teams Kokous’.
Kokouskutsulinkki on voimassa 60 päivää verkkokokouksen viimeisen käyttökerran jälkeen, eli ei ole tarvetta luoda useita linkkejä Teams-kokouksille koko kurssin ajalle.
Halutessasi, kokouksen tiedot -kenttään voi kirjoittaa lisätietoja kokouksesta.
4. Lisää pakollisia osallistujia, jolloin kutsutut saavat kutsun sähköpostiviestinä sekä Outlook- ja Teams- kalentereihinsa.
5. Jos haluat että kokouksen tiedot näkyvät tietyssä kanavassa, täyttää kanavan nimi lisätä kanava -kenttään.
Huom. Kanavalle järjestetty kokous ei ilmesty tiimiläisten kalenteriin eikä tiimiläiset saa kokouksesta muistutuksia.
6. Klikkaa Lähetä -näppäin viimeistele kokouksen luominen.
Miten löytää kokouksen linkki
Kokouksen linkki muodostuu vasta, kun 1 henkilö on kutsuttu kokoukseen, eli jos on tarve saada kokouslinkki, on lisättävä kokoukseen itsesi lisäksi toinen osallistuja. Esimerkiksi oma henkilökohtainen sähköpostiosoite.
1. Tarvittaessa, avaa kokous uudestaan, lisää 1 pakollinen osallistuja ja päivittää kokous klikkaamalla Lähetä päivitysviesti -näppäin.
2. Avaa kokous uudestaan ja kokouks linkki löytyy kalenterimerkinnän lisätiedoista. Klikkaa oikealla hiiren painikkeella “Liity Microsoft Teams –kokoukseen" tekstiä ja klikkaa ‘Kopioi linkki’.
3. Tämä linkki jaetaan kutsussa opiskelijoille tai Moodle työtilassa Verkko-osoite aineistona.
Mikäli kokoukselle oli valittu tietty kanava, kokouksen tiedot tulee näkyviin kanavan viesteihin. Klikkaa kalenteri –kuvake nähdäksesi kokouksen tiedot ja Liity -näppäin.
Miten muuttaa verkkokokouksen asetuksia
Joskus on tarve muuttaa Teams-kokouksen kokousasetuksia, jotta verkkokokoukseen liittyminen ja opetus saadaan sujumaan paremmin.
1. Mikäli on tarvetta muuttaa kokousasetuksia, avaa kokous uudestaan Teamsin kalenterivälilehdellä ja klikkaa Kokousasetukset -painiketta.
2. Nettiselaimeen avautuu valitun kokouksen asetukset. Seuraavat kokousasetukset on määritelty sujuvaa opetusta varten:
a. Ketkä voivat ohittaa odotustilan?: Organisaation henkilöt on oletusasetus. Jos olet varma ja haluat antaa linkillä kutsutuille opiskelijoille mahdollisuuden ohittaa odotustilan, valitse Kaikki.
Huom! Linkillä kutsuttu opiskelijat eivät pääse verkkokokoushuoneeseen, kunnes olet itse ensin liittynyt.
b. Salli [puhelun]soittajien ohittaa odotustila aina: Ei. (Huomaa tämä muuttuu, jos muutat edellisen asetusta (Organisaation henkilöt -> kaikki)).
c. Ilmoita, kun [puhelu]soittajat liittyvät kokoukseen tai poistuvat: Kyllä
d. Ketkä voivat esittää?: Jos olet ainoa, joka esittää sisältöä, valitse Vain minä. Mikäli opiskelijat tai muut osallistujat esittävät jotain myös anna oikeudet Kaikille.
e. Sallitaanko mikrofoni osallistujille: Kyllä. Jos ongelmia tai häiriötilanteita tapahtuu osallistujien kanssa mikrofonin käyttöön liittyen, pidä osallistujien mikrofoni mykistettynä ja valitse Ei.
f. Sallitaanko kamera osallistujille: Kyllä. Jos ongelmia tai häiriötilanteita tapahtuu osallistujien kanssa kameran käyttöön liittyen, pidä osallistujien kamera pois päältä ja valitse Ei.
g. Tallenna automaattisesti (Kokouksen järjestäjä ja ensimmäinen organisaation jäsen, joka liittyy kokoukseen, saavat kokoustallenteen): Oletusasetus on Ei. Haluttaessa, vaihda Kyllä:ksi.
h. Salli kokouksen keskustelu: Kyllä. Jos ongelmia tai häiriötilanteita tapahtuu osallistujien kanssa keskustelu käyttöön liittyen, vaihda Ei käytössä:ksi.
i. Salli reaktiot: Kyllä. Jos ongelmia tai häiriötilanteita tapahtuu osallistujien kanssa reaktion käyttöön liittyen, vaihda Ei:ksi.
Lopuksi klikkaa Tallenna –painiketta.
Ajoitustoiminto
1. Teams tarjoaa ajoitustoiminto -työkalun, joka helpottaa sopivan ajan löytymisen osallistujien kalenteritietojen perusteella. Klikkaa Ajoitustoiminto.
2. Selaa kalenteri läpi kunnes löydät sopivan ajankohdan ja klikkaa sen käyttöön.
3. Klikkaa ‘Tiedot’ ja palaa kokoustietoihin tai ‘Lähetä’ -näppäin viimeistele kokouksen luominen.