Omniassa on otettu käyttöön Microsoft Office 365 tuotteiden tietosuojaa parantavia palveluita. Tietosuojaa parannetaan Outlook työpöytäsovelluksessa ja Outlook selainversiossa sekä, Word-, Excel- ja PowerPoint-työpöytäsovelluksissa. Viestejä ja tiedostoja tullaan luokittelemaan kolmella eri luokituksella:
- Salattu ulkoinen
- Sisäinen
- Julkinen
Luokituksen puuttuminen ei toistaiseksi estä viestiä lähtemästä. Syyslukukauden aikana otamme Omniassa viestien ja Office tiedostojen luokittelun tuotantoon henkilökunnalle. Eli ennen syksyä automaattinen tiedonluokitus ei ole käytössä, vaan se on otettavissa käyttöön manuaalisesti tarvittaessa.
Tuleva automaattinen tiedonluokitus määrittää sähköpostiviestin tai liitetiedoston automaattisesti ”sisäiseksi” tai ”salattu ulkoinen” -luokitukseksi, mikäli sähköpostiviestistä löytyy esimerkiksi maksukorttitietoja, henkilötunnuksia tai muita tunnistetietoja.
Suojaa -toiminto lisää työpöytäsovelluksiin ”sensitivity” -työkalurivin, josta löytyvät tietoturvan parantamiseen luotuja luokituksia tiedostoille ja sähköpostille. Alla havainnekuva näkymästä Outlookin puolelta.
Esimerkkinäkymä Outlook -työpöytäsovelluksesta:
Esimerkkinäkymä Outlook -selainversiosta:
Salattu ulkoinen
- Sähköposti
- Määritelty/määritellyt henkilökunnan ulkopuoliset
- Viesti poistuu 30 päivän päästä vastaanottajilta
- Mikäli viesti on lähdössä Omnian ulkopuolelle ja sisältää salassapidettävää materiaalia valitaan salattu ulkoinen
- Viesti salataan Microsoftin salauksella
Sisäinen - Tämä tulee olemaan oletuksena kaikissa sähköpostiviesteissä
- Sähköposti
- Henkilökunnan sisäiseen viestintään tarkoitettu
- Uutta sähköpostia luodessa luokitus on määritelty automaattisesti henkilökunnan sisäiseksi
- Viesti salataan Microsoftin salauksella
Julkinen
- Sähköposti
- Julkinen kaikille vastaanottajille, niin opiskelijoille kuin Omnian ulkopuolisillekkin
- Mikäli viestissä tai liitetiedostossa ei ole salassapidettävää voidaan sähköpostiviesti määrittää julkiseksi
Salaus, manuaalinen
- Sähköposti
- Manuaalista määritystä käytetään, mikäli on tarpeen vielä tarkemmin salata sähköpostin sisältöä, kuin valmiilla luokituksella -salattu ulkoinen
- Outlook selainversiolla sähköpostiviesti suojataan "suojaa" -painikkeen avulla
Havainnekuva manuaalisesta salauksesta Outlook työpöytäsovelluksella: Uusi sähköpostiviesti / asetukset / salaus
Automaattiluokitukset
Automaattinen tiedonluokitus määrittää sähköpostiviestin tai liitetiedoston automaattisesti salatuksi, mikäli sisällöstä löytyy seuraavia tietoja:
- Suomalainen henkilötunnus
- Suomalainen passin numero
- Eurooppalainen:
- Debit maksukortinnumero
- Ajokortinnumero
- Kansainvälinen tunnistenumero
- Passin numero
- Sosiaaliturvatunnusnumero
- Vero tunnistenumero
Word, Excel ja PowerPoint -työpöytäsovellukset
Tiedostoa ei tarvitse erikseen luokitella salattu ulkoinen, sisäinen tai julkinen luokituksella, mikäli tiedostoa käytetään esimerkiksi tiimin tiedostoissa.
Havainnekuva Word palvelusta:
Salattu ulkoinen
- Word, Excel, PowerPoint
- Määritelty/määritellyt henkilökunnan ulkopuoliset
- Käyttöoikeuteen on mahdollista määritellä tietyt käyttöoikeudet:
- Tarkastelija - vain tarkastelu
- Tarkistaja - tarkastele, muokkaa
- Toinen tekijä - tarkastele, muokkaa, kopioi ja tulosta
- Toinen omistaja - kaikki käyttöoikeudet
- Vain minulle
- Käyttöoikeus tiedostoon poistuu tarvittaessa määriteltynä päivänä vastaanottajilta
- Mikäli tiedosto on jaettu tai lähdössä Omnian ulkopuolelle ja sisältää salassa pidettävää materiaalia valitaan salattu ulkoinen
- Tiedosto salataan Microsoftin salauksella
Sisäinen
- Word, Excel, PowerPoint
- Henkilökunnan sisäiseksi tarkoitettu dokumentti
- Uutta dokumenttia luodessa luokitusta ei määritellä automaattisesti
- Mikäli tiedosto sisältää automaattisesti salattavia tunnistetietoja, tiedosto suojataan sisäisesti
- Dokumentti salataan Microsoftin salauksella
Julkinen
- Word, Excel, PowerPoint
- Dokumentti on julkinen niille kaikille, joille se on jaettu, niin opiskelijoille kuin Omnian ulkopuolisille
- Mikäli dokumentissa ei ole salassapidettävää voidaan dokumentti määrittää julkiseksi
Salaus, manuaalinen
- Word, Excel, PowerPoint
- Manuaalista määristystä käytetään, mikäli on tarpeen tarkemmin salata dokumentin sisältöä, kuin valmiilla luokituksilla
- Dokumentti työkaluissa manuaalinen salaus onnistuu "Suojaa" -painikkeen avulla
Havainnekuva Word palvelun "suojaa" painikkeesta:
Viestien ja tiedostojen suojaamisen purkaminen
Mikäli viestiin tai tiedostoon on asetettu väärä suojaamisen taso, voidaan sitä laskea tai nostaa seuraavasti:
- Valitse valitun suojauksen vierestä "kynän kuva"
- Valitse sen jälkeen uusi luokitus tai poista nykyinen luokitus roskakoria painamalla
- Suojaustyökalu haluaa saada tiedon, miksi suojaustasoa muutetaan tai se poistetaan kokonaan
- Vaihtoehtoja ovat mm. suojaus otsikko vaihtui tai otsikko ei ole enää voimassa
- Halutessaan voi kirjata myös vapaamuotoisen selvityksen muutoksesta
Salatun viestin avaaminen (Vastaanottajan ohje)
- Viestin vastaanottaminen esimerkiksi Google sähköpostilla
- Vastaanottaja saa ilmoituksen, että on vastaanottanut suojatun viestin lähettäjältä
- Suojatussa viestissä on myös lisätietoja, kuinka viesti on suojattu
- Lue viesti -painike ohjaavastaanottajan tunnustautumaan esimerkiksi Googlen tunnuksilla tai kertakäyttöisellä tunnuskoodilla
Havainnekuva suojatusta sähköpostiviestistä:
Havainnekuva eri kirjautumisvaihtoehdoista:
Havainnekuva Googlen tunnuksilla kirjautumisesta ja viestin aukeamisesta:
Havainnekuva kirjautumisesta tunnuskoodilla:
