Omniassa on otettu käyttöön Microsoft Office 365 tuotteiden tietosuojaa parantavia palveluita. Tietosuojaa parannetaan Outlook työpöytäsovelluksessa ja Outlook selainversiossa sekä, Word-, Excel- ja PowerPoint-työpöytäsovelluksissa. Viestejä ja tiedostoja tullaan luokittelemaan kolmella eri luokituksella:
- Salattu ulkoinen
- Sisäinen
- Julkinen
Suojaa -toiminto lisää työpöytäsovelluksiin ”sensitivity” -työkalurivin, josta löytyvät tietoturvan parantamiseen luotuja luokituksia tiedostoille ja sähköpostille. Alla havainnekuva näkymästä Outlookin puolelta.
Esimerkkinäkymä Outlook -työpöytäsovelluksesta:
Esimerkkinäkymä Outlook -selainversiosta:
Salattu ulkoinen
- Sähköposti
- Määritelty/määritellyt henkilökunnan ulkopuoliset
- Viesti poistuu 30 päivän päästä vastaanottajilta
- Mikäli viesti on lähdössä Omnian ulkopuolelle ja sisältää salassa pidettävää materiaalia valitaan salattu ulkoinen
- Viesti salataan Microsoftin salauksella
Sisäinen
- Sähköposti
- Henkilökunnan sisäiseen viestintään tarkoitettu
- Uutta sähköpostia luodessa luokitus on määritelty automaattisesti henkilökunnan sisäiseksi
- Viesti salataan Microsoftin salauksella
Julkinen
- Sähköposti
- Julkinen kaikille vastaanottajille, niin opiskelijoille kuin Omnian ulkopuolisillekin
- Mikäli viestissä tai liitetiedostossa ei ole salassa pidettävää voidaan sähköpostiviesti määrittää julkiseksi
Salaus, manuaalinen
- Sähköposti
- Manuaalista määritystä käytetään, mikäli on tarpeen vielä tarkemmin salata sähköpostin sisältöä, kuin valmiilla luokituksella -salattu ulkoinen
- Outlook selainversiolla sähköpostiviesti suojataan "suojaa" -painikkeen avulla
Havainnekuva manuaalisesta salauksesta Outlook työpöytäsovelluksella: Uusi sähköpostiviesti / asetukset / salaus
Word, Excel ja PowerPoint -työpöytäsovellukset
Tiedostoa ei tarvitse erikseen luokitella salattu ulkoinen, sisäinen tai julkinen luokituksella, mikäli tiedostoa käytetään esimerkiksi tiimin tiedostoissa.
Havainnekuva Word palvelusta:
Salattu ulkoinen
- Word, Excel, PowerPoint
- Määritelty/määritellyt henkilökunnan ulkopuoliset
- Käyttöoikeuteen on mahdollista määritellä tietyt käyttöoikeudet:
- Tarkastelija - vain tarkastelu
- Tarkistaja - tarkastele, muokkaa
- Toinen tekijä - tarkastele, muokkaa, kopioi ja tulosta
- Toinen omistaja - kaikki käyttöoikeudet
- Vain minulle
- Käyttöoikeus tiedostoon poistuu tarvittaessa määriteltynä päivänä vastaanottajilta
- Mikäli tiedosto on jaettu tai lähdössä Omnian ulkopuolelle ja sisältää salassa pidettävää materiaalia valitaan salattu ulkoinen
- Tiedosto salataan Microsoftin salauksella
Sisäinen
- Word, Excel, PowerPoint
- Henkilökunnan sisäiseksi tarkoitettu dokumentti
- Uutta dokumenttia luodessa luokitusta ei määritellä automaattisesti
- Mikäli tiedosto sisältää automaattisesti salattavia tunnistetietoja, tiedosto suojataan sisäisesti
- Dokumentti salataan Microsoftin salauksella
Julkinen
- Word, Excel, PowerPoint
- Dokumentti on julkinen niille kaikille, joille se on jaettu, niin opiskelijoille kuin Omnian ulkopuolisille
- Mikäli dokumentissa ei ole salassapidettävää voidaan dokumentti määrittää julkiseksi
Salaus, manuaalinen
- Word, Excel, PowerPoint
- Manuaalista määristystä käytetään, mikäli on tarpeen tarkemmin salata dokumentin sisältöä, kuin valmiilla luokituksilla
- Dokumentti työkaluissa manuaalinen salaus onnistuu "Suojaa" -painikkeen avulla
Havainnekuva Word palvelun "suojaa" painikkeesta:
Viestien ja tiedostojen suojaamisen purkaminen
Mikäli viestiin tai tiedostoon on asetettu väärä suojaamisen taso, voidaan sitä laskea tai nostaa seuraavasti:
- Valitse valitun suojauksen vierestä "kynän kuva"
- Valitse sen jälkeen uusi luokitus tai poista nykyinen luokitus roskakoria painamalla
- Suojaustyökalu haluaa saada tiedon, miksi suojaustasoa muutetaan tai se poistetaan kokonaan
- Vaihtoehtoja ovat mm. suojaus otsikko vaihtui tai otsikko ei ole enää voimassa
- Halutessaan voi kirjata myös vapaamuotoisen selvityksen muutoksesta
Salatun viestin avaaminen (Vastaanottajan ohje)
- Viestin vastaanottaminen esimerkiksi Google sähköpostilla
- Vastaanottaja saa ilmoituksen, että on vastaanottanut suojatun viestin lähettäjältä
- Suojatussa viestissä on myös lisätietoja, kuinka viesti on suojattu
- Lue viesti -painike ohjaa vastaanottajan tunnustautumaan esimerkiksi Googlen tunnuksilla tai kertakäyttöisellä tunnuskoodilla
Havainnekuva suojatusta sähköpostiviestistä:
Havainnekuva eri kirjautumisvaihtoehdoista:
Havainnekuva Googlen tunnuksilla kirjautumisesta ja viestin aukeamisesta:
Havainnekuva kirjautumisesta tunnuskoodilla:
