Opettajilla ei suoraan ole oikeutta sähköiseen allekirjoitukseen, vaan ne voi pyytää, kun on lukenut alla olevat ohjeet ja katsonut liitteenä olevan videon. Pyynnöt osoitteeseen: wilmahelp@omnia.fi.
Opetushenkilöstöllä on mahdollista sähköisesti allekirjoittaa seuraavat opintohallinnon asiakirjat:
- Koulutussopimus
- Oppisopimus
- Hoks-osaliite
- HOKS-tuloste
- Näytön arviointi (osaamisen arviointi)
- Työharjoittelusopimus (OSKE, tulossa)
Sähköinen allekirjoitus koulutusvideo
Sisällys:
- 00:11-00:53 Huomioita ja muistettavat asiat
- 00:54-01:44 Asiakirjan nimeäminen
- 01:45-02:12 Allekirjoituskutsun lähettäjän vastuut
- 02:13-04:10 Allekirjoituskutsun lähettäminen
- 04:11-07:10 Allekirjoittaminen
- 07:11-08:12 Allekirjoitetun asiakirjan toimittaminen opintohallintoon
- 08:13-08:45 Sähköisen allekirjoituksen aktivointi ja tukipyynnöt
Huomioitavaa
- Työnantajan edustajan ja/tai opiskelijan täytyy olla halukas allekirjoittamaan asiakirjat sähköisesti.
- Sähköiseen allekirjoituskutsuun ei automaattisesti saada lisättyä vastaanottajia, vaan opettajan on lisättävä ne itse.
- Opettajan täytyy lisätä myös itsensä allekirjoittajaksi.
- Opettaja ei voi itse poistaa sähköisiä allekirjoituspyyntöjä.
- Opettaja ei voi itse lähettää Visma Sign palvelulla muistutuksia allekirjoittajille, että muistavat sähköisesti allekirjoittaa asiakirjan.
- Asiakirjoja ei saada automaattisesti nimettyä mitenkään, vaan olemme linjanneet, että asiakirjat tullaan nimeämään seuraavasti:
- Asiakirjannimi_Tutkinnonosannimi(nimet)_vuosi_Sukunimi_Etunimi
- Esim. Koulutussopimus_turvallisuusalantoiminta_2020_Meikäläinen_Matti
- HOKS-tuloste nimetään: HOKS_TUTKINNONTUNNUS_VVVVKKPP_Sukunimi_Etunimi
- Esim. HOKS_TIETVI_20201022_Meikäläinen_Matti
- Osaamisen arvioinnin tuloste nimetään: Naytto_tutkinnonosa_VVVVKKPP_Sukunimi_Etunimi
- Esim. Naytto_turvallisuusalantoiminta_20201022_Meikäläinen_Matti
- Osaamiskeskuksen työharjoittelusopimus
- Työharjoittelusopimus nimetään:
Asiakirjannimi_Koulutuksen osa(t)vuosi_Sukunimi_Etunimi- Esim. Harjoittelusopimus_hoka_2021_Oskelainen_Oske
- Työharjoittelusopimus nimetään:
- Asiakirjannimi_Tutkinnonosannimi(nimet)_vuosi_Sukunimi_Etunimi
- Oppisopimusten laatijat. Muistakaa, että opiskelijan on oltava yli 18-vuotias allekirjoittaakseen sähköisesti oppisopimuksen Visma Sign palvelulla.
Opettaja, lähettäminen
- Varmista työnantajan edustajalta ja/tai opiskelijalta, että asiakirjan allekirjoitus onnistuu sähköisellä allekirjoituksella.
- Jos ei onnistu, tulosta ja allekirjoita asiakirja. Skannaa se ja toimita sähköpostin liitteenä
- Pyydä palauttamaan sopimus allekirjoitettuna itsellesi takaisin
- Toimita sopimus assistentille arkistointia varten
- Opiskelija voi aloittaa työpaikalla vasta kun sopimus on allekirjoitettu kaikkien osapuolien osalta. Mikäli sopimukseen tulee myöhemmin oleellisia muutoksia (esim. päättymispäivä muuttuu), pitää tehdä ja allekirjoittaa uusi sopimus.
- Jos ei onnistu, tulosta ja allekirjoita asiakirja. Skannaa se ja toimita sähköpostin liitteenä
- Kirjaudu Wilmaan
- Hae opiskelija, jolle on tarkoitus valmistella koulutus-/oppisopimus
- Mene opiskelijan tiedoissa "opinnot" välilehdelle
- Valitse hops-puusta tutkinnon osa, jolle haluat koulutus-/oppisopimuksen tehdä
- Valitse avautuvasta sivupaneelista "lomakkeet" välilehti ja sieltä "luo uusi koulutussopimuksen luominen/muokkaaminen" tai ne, joilla on oikeus "luo uusi oppisopimuksen luominen/muokkaaminen
- Täytä lomake yhdessä opiskelijan ja työnantajan kanssa. Muista tallentaa tiedot
- Valitse "allekirjoituskutsu"
- Esikatsele tuloste läpi, jotta se sisältää varmasti kaikki oikeat tiedot
- HUOM. Firefox selaimella on ollut ongelmia tulosteen näkymisen kanssa
- Asiakirjan nimeäminen
- Asiakirjannimi_Tutkinnonosannimi(Nimet)_vuosi_Sukunimi_Etunimi
- Lisää allekirjoittajat, + -merkistä saa lisättyä useamman allekirjoittajan
- Opettajan on lisättävä myös itsensä allekirjoittajaksi
- Kaikki allekirjoittajat on lisättävä kerralla
- Oppisopimus: Hoks-osaliitteen allekirjoittavat myös kaikki samat asianomaiset, kuin oppisopimuksen
- Esikatsele tuloste läpi, jotta se sisältää varmasti kaikki oikeat tiedot
- Lähetä allekirjoitettavaksi -painike lähettää asiakirjan vastaanottajille allekirjoitettavaksi
Opettaja ja allekirjoittajat
- Vastaanottajat saavat sähköpostiin kutsun allekirjoittamaan asiakirjan sähköisesti
- Allekirjoitusohjeet: https://vismasign.fi/ohjeet/allekirjoittajan-ohjeet/
- Kopio sähköpostiviestissä näkyvä linkin suojaussalasana ja klikkaa sähköpostissa olevaa linkkiä
- Linkistä aukeaa Visma Sign ja pyytää salasanaa linkin suojauksen purkamiseksi
- Liitä kopioitu salasana "salaus" -kenttään
- Tutustu allekirjoitettavaan asiakirjaan
- Siirry tunnistautumaan -painike ohjaa allekirjoittajan tunnistautumaan vahvasti ennen allekirjoitusta
- Valitse oma pankki tai mobiilivarmenne millä tunnistaudut
- Mobiilivarmenne on mahdollista aktivoida työpuhelimeen maksutta. Ohjeet: https://omniatuki.zendesk.com/hc/fi/articles/360002430452-Mobiilivarmenne
- Valitse oma pankki tai mobiilivarmenne millä tunnistaudut
- Kun tunnistaudut onnistuneesti voit allekirjoittaa asiakirjan
- Mikäli sinulla on monta allekirjoituspyyntöä "jonossa" on helpointa rekisteröityä Visma Signin käyttäjäksi, kaikki avoimet kutsut näkyväksi "avoimet kutsut kohdassa"
- Visma Sign tilin kautta voi allekirjoittaa useamman asiakirjan kerralla vain yhdellä tunnistautumisella
- https://sign.visma.net/fi/register Ensimmäinen kerta rekisteröinnin jälkeen vaatii vahvan tunnistautumisen
- Salasana pitää sisältää vähintään kahdeksan merkkiä: Iso kirjain, pieni kirjain, numero, erikoismerkki
- Mikäli sinulla on monta allekirjoituspyyntöä "jonossa" on helpointa rekisteröityä Visma Signin käyttäjäksi, kaikki avoimet kutsut näkyväksi "avoimet kutsut kohdassa"
Opettaja
Allekirjoitettu koulutus-/oppisopimus, näytönarviointi tai Hoks-osaliite on ladattavissa Wilmasta
- Kirjaudu Wilmaan
- Työpaikalla järjestettävä koulutus -välilehti
- Valitse kyseinen opiskelija
- "Asiakirjat" -kohdasta näet asiakirjat jotka on lähetetty, mutta ei allekirjoitettu ja jo allekirjoitetut asiakirjat. Asiakirjat kohdasta ladataan allekirjoitettu asiakirja
- HUOM, tämä "asiakirjat" näkymä voi aktivoitua viiveellä
Arkistointi
Sähköisesti allekirjoitettu koulutus-/oppisopimus, osaamisen arvioinnin (näytön) tuloste ja Hoks-osaliite toimitetaan assistentille arkistoitavaksi
- Sopimuksen voi toimittaa paperisena tai sähköpostin liitteenä assistentille.
Sähköisesti allekirjoitettu HOKS-lomake voidaan tulostaa ja toimittaa assistentille tai voit ilmoittaa osoitteeseen opintohallinto@omnia.fi sähköpostilla että kyseinen dokumentti on allekirjoitettu (laita viestiin ainakin opiskelijan nimi sekä HOKS-tulosteen nimi), jolloin alan assistentti tulostaa lomakkeen itse suoraan järjestelmästä.
- Huomioi että HOKS-tuloste pitää olla toimitettuna jommalla kummalla tavalla maksimissaan 30 päivää opiskelijan opintojen aloituksesta.
Tukipyynnöt - menikö joku pieleen, toimi näin:
- Esimerkki tilanteita: Unohtuiko allekirjoittaja kutsusta, kirjoititko väärin tai väärän vastaanottajan sähköpostiosoitteen tai allekirjoittaja vaihtuukin syystä tai toisesta toiseen henkilöön. Ota yhteyttä alla olevaan osoitteeseen:
- wilmahelp@omnia.fi
- Ilmoita tukipyynnön yhteydessä asiakirjan nimi, jotta ongelman selvittäminen nopeutuu
- wilmahelp@omnia.fi