Opettajilla ei automaattisesti ole oikeutta sähköiseen allekirjoitukseen. Oikeuden voi pyytää perehdyttyään tähän ohjeistukseen (kirjallinen ohje ja video). Allekirjoitusoikeuspyyntö osoitteeseen: wilmahelp@omnia.fi.
Opetushenkilöstöllä on mahdollista sähköisesti allekirjoittaa seuraavat opintohallinnon asiakirjat:
- Koulutussopimus
- Oppisopimus
- HOKS-tuloste
- Näytön arviointi (osaamisen arviointi)
- Työharjoittelusopimus
Sähköinen allekirjoitus koulutusvideo
Sisällys:
- 00:11-00:53 Huomioita ja muistettavat asiat
- 00:54-01:44 Asiakirjan nimeäminen
- 01:45-02:12 Allekirjoituskutsun lähettäjän vastuut
- 02:13-04:10 Allekirjoituskutsun lähettäminen
- 04:11-07:10 Allekirjoittaminen
- 07:11-08:12 Allekirjoitetun asiakirjan toimittaminen opintohallintoon
- 08:13-08:45 Sähköisen allekirjoituksen aktivointi ja tukipyynnöt
Huomioitavaa
- Työnantajan edustajan ja/tai opiskelijan täytyy olla halukas allekirjoittamaan asiakirjat sähköisesti.
- Allekirjoittajan täytyy pystyä tunnistautumaan vahvasti.
- Sähköiseen allekirjoituskutsuun ei automaattisesti saada siirrettyä lomakkeella mainittuja allekirjoittajia vastaanottajiksi. Allekirjoittajat on lisättävä aina erikseen kutsua luodessa.
- Kaikkien allekirjoittajien kutsut on lähetettävä samalla kerralla, jotta kaikki allekirjoittavat saman asiakirjan.
- Opettajan tulee lähettää allekirjoituskutsu myös itselleen silloin kun hän on yksi allekirjoittajista.
- Huolehdi, että asiakirja tulee allekirjoitettua.
- Opettaja ei voi itse lähettää Visma Sign -palvelulla muistutuksia allekirjoittajille. Jos on tarvetta lähettää allekirjoitusmuistutus, ole yhteydessä Wilmahelpiin.
- Opettaja ei pysty itse vaihtamaan allekirjoituskutsun saaneen sähköpostiosoitetta
- Wilmahelp pystyy vaihtamaan sähköpostiosoitteen, jos allekirjoituskutsun saaja ei ole avannut asiakirjaa Visma Signissa
- Opettaja ei voi itse poistaa sähköisiä allekirjoituspyyntöjä.
- Wilmahelp pystyy peruuttamaan (ja poistamaankin) Lähetetty-tilaisen asiakirjan tarvittaessa.
- Huom. Jos joku allekirjoituskutsun saaneista on asiakirjan jo allekirjoittanut, hänen Visma Sign -arkistostaan asiakirja ei poistu, mutta status vaihtuu peruutetuksi
- Peruutettu-tilassa olevaa asiakirjaa ei pysty enää allekirjoittamaan
Älä luo uutta asiakirjaa muistutustarkoituksessa tai virheellistä asiakirjaa korvaamaan. Huolehdi, että virheellinen asiakirja perutaan tai poistetaan. Lähetä uudet allekirjoituskutsut vasta kun aiemmista asiakirjoista on huolehdittu.
Asiakirjan nimeäminen
Asiakirjoja ei saada automaattisesti nimettyä. Omniassa on linjattu, että asiakirjat tulee nimetä seuraavasti:
-
- Koulutus- ja oppisopimukset nimetään: Asiakirjannimi_Tutkinnonosannimi(nimet)_vuosi_Sukunimi_Etunimi
- Esimerkki: Koulutussopimus_turvallisuusalantoiminta_2020_Meikäläinen_Matti
- Esimerkki: Oppisopimus_Elintarvikkeiden_valmistus_2022_Meikäläinen_Matti
- Koulutus- ja oppisopimukset nimetään: Asiakirjannimi_Tutkinnonosannimi(nimet)_vuosi_Sukunimi_Etunimi
-
- HOKS-tuloste nimetään: HOKS_TUTKINNONTUNNUS_VVVVKKPP_Sukunimi_Etunimi
- Esimerkki: HOKS_TIETVI_20201022_Meikäläinen_Matti
- HOKS-tuloste nimetään: HOKS_TUTKINNONTUNNUS_VVVVKKPP_Sukunimi_Etunimi
- Osaamisen arvioinnin tuloste nimetään: Näyttö_tutkinnonosa_VVVVKKPP_Sukunimi_Etunimi
- Esimerkki: Näyttö_turvallisuusalantoiminta_20201022_Meikäläinen_Matti
- Osaamisen arvioinnin tuloste nimetään: Näyttö_tutkinnonosa_VVVVKKPP_Sukunimi_Etunimi
-
- Osaamiskeskuksen työharjoittelusopimus nimetään:
Asiakirjannimi_Koulutuksen osa(t)vuosi_Sukunimi_Etunimi- Esimerkki: Harjoittelusopimus_hoka_2021_Oskelainen_Oske
- Osaamiskeskuksen työharjoittelusopimus nimetään:
Huom! Asiakirjan nimessä saa olla max. 150 merkkiä! Tätä pidemmin nimetyt eivät siirry Visma Signiin vaan aiheuttavat "Tuntematon virhe" -virheilmoituksen.
Allekirjoituskutsun lähettäminen Wilmassa
Tarkista aina asiakirjaan vaadittujen allekirjoittajien määrä. Varmista myös, että kaikilla allekirjoittajilla (työnantajan edustaja, opiskelija) on mahdollisuus allekirjoittaa asiakirja sähköisesti. Alaikäinen voi allekirjoittaa asiakirjan sähköisesti, jos vahvasti tunnistautuminen on mahdollista esim. pankkitunnuksien avulla.
Täytä ensin tarvittava lomake Wilmassa. Huomaa, että lomakkeet löytyvät Wilman eri valikoista tai opiskelijan ops-puun kautta:
- Hoks-lomake ja sen allekirjoituskutsu löytyvät opiskelijan tiedoista Yhteenveto-välilehdeltä.
- Koulutus- ja oppisopimus löytyvät Työpaikalla järjestettävä koulutus -valikosta
- Osaamisen arviointi löytyy Näytöt-valikosta
Kun lomake on täytetty ja tallennettu Wilmassa:
1. Siirry ko. lomakkeen "profiilisivulle"
2. Valitse "Allekirjoituskutsu"
3. Tarkista tuloste esikatselunäkymässä
- HUOM. Firefox selaimella on ollut ongelmia tulosteen näkymisen kanssa
4. Nimeä asiakirja ylempänä olevan ohjeen mukaan
5. Lisää allekirjoittajat. + -merkistä saa lisättyä useamman allekirjoittajan
-
- Lisää kaikki allekirjoittajat samalla kertaa
- Lisää myös itsesi, jos olet yksi allekirjoittajista
6. Lähetä asiakirja allekirjoitettavaksi painamalla Lähetä allekirjoitettavaksi -painiketta
Jos allekirjoittaminen sähköisesti ei onnistu:
Huolehdi, että saat asiakirjaan manuaaliset allekirjoitukset kaikilta vaadituilta allekirjoittajilta. Skannaa kaikkien allekirjoittama asiakirja assistentille. Vaihtoehtoisesti voit myös toimittaa assistentille paperiversion arkistointia varten.
Allekirjoituskutsun vastaanottajat
Visma Sign -allekirjoitusohjeet: https://vismasign.fi/ohjeet/allekirjoittajan-ohjeet/
- Allekirjoituskutsun vastaanottajille tulee sähköpostiin kutsu allekirjoittaa asiakirja sähköisesti
- Kopioi sähköpostiviestissä näkyvä salasana ja klikkaa Siirry allekirjoittamaan -linkkiä
- Visma Sign -palvelu aukeaa. Liitä kopioimasi salasana pyydettyyn kenttään
- Tutustu allekirjoitettavaan asiakirjaan
- Siirry tunnistautumaan -painike ohjaa allekirjoittajan tunnistautumaan vahvasti ennen allekirjoitusta
- Valitse tunnistautumistapa (oma pankki tai mobiilivarmenne)
- Mobiilivarmenne on mahdollista aktivoida työpuhelimeen maksutta. Ohjeet: https://omniatuki.zendesk.com/hc/fi/articles/360002430452-Mobiilivarmenne
- Valitse tunnistautumistapa (oma pankki tai mobiilivarmenne)
- Kun olet tunnistautunut onnistuneesti voit allekirjoittaa asiakirjan
- Mikäli sinulla on monta allekirjoituspyyntöä "jonossa", on helpointa rekisteröityä Visma Signin käyttäjäksi. Kaikki avoimet kutsut näkyvät "Avoimet kutsut" -valikossa.
- Visma Sign -tilin kautta voi allekirjoittaa useamman asiakirjan kerralla yhdellä tunnistautumisella
- https://sign.visma.net/fi/register Ensimmäinen kerta rekisteröinnin jälkeen vaatii vahvan tunnistautumisen
- Salasana pitää sisältää vähintään kahdeksan merkkiä: Iso kirjain, pieni kirjain, numero, erikoismerkki
- Mikäli sinulla on monta allekirjoituspyyntöä "jonossa", on helpointa rekisteröityä Visma Signin käyttäjäksi. Kaikki avoimet kutsut näkyvät "Avoimet kutsut" -valikossa.
Wilman näkymä
Sähköisesti allekirjoitettavat ja allekirjoitetut asiakirjat näkyvät Wilmassa Asiakirjat-linkin alla asiakirjan "kotivalikossa".
Asiakirjat ovat ensin Lähetetty-otsikon alla. Kun kaikki kutsutut ovat sen allekirjoittaneet, asiakirja siirtyy Allekirjoitetut-otsikon alle.
- Allekirjoitettu-otsikon alla voi olla "pätemättömiä" asiakirjoja (esim. jos hoks on lähetetty vain yhdelle allekirjoittajalle, joka sen on myös allekirjoittanut)
- HUOM! Asiakirjan status päivittyy Wilmaan viiveellä! Esimerkki: Allekirjoituskutsun lähettäjä saa sähköpostiinsa tiedon, että asiakirja on allekirjoitettu. Visma Sign -palvelussa asiakirja näkyy allekirjoitettuna, mutta Wilmaan status siirtyy ajastettujen "polling times" -aikojen puitteissa kaksi kertaa vuorokaudessa.
- Tätä pidemmissä viiveissä on kyse virheestä. Wilmahelpiin voi ilmoittaa näistä viiveistä.
Arkistointi
Arkistointiohje on tarkistettavana. Linkki ohjeeseen tulee työn valmistuttua (kevät/kesä 2022).
Tukipyynnöt - menikö joku pieleen? Ota matalalla kynnyksellä yhteyttä Wilmahelpiin: wilmahelp@omnia.fi
- Ilmoita tukipyynnön yhteydessä asiakirjan nimi, jotta ongelman selvittäminen nopeutuu