Henkilökuntaan kuuluvan tunnus lukittuu automaattisesti käyttöoikeuden päättymisen jälkeen seuraavana päivänä. Henkilökuntatunnuksen tiedostot sekä sähköpostit poistetaan 90 päivän kuluttua tunnuksen lukittumisesta eikä tämän jälkeen tietoja ole mahdollista palauttaa.
Henkilöstön käyttäjätunnus lukittuu palvelussuhteen päättyessä, eikä sitä voi käyttää muutoin kuin palvelussuhdetta jatkamalla, tai uuden palvelussuhteen solmimisella. Jos palvelussuhdetta jatketaan tai uusi solmitaan 90 päivän sisällä edellisen päättymisestä, vanha tunnus otetaan käyttöön eikä tietoja häviä. Jos aikaa on kulunut yli 90 päivää, luodaan uusi käyttäjätunnus eikä vanhan tunnuksen tietoja voida palauttaa.